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Asistes a una feria, acaba, vuelves a casa y lejos de descansar tienes que recuperar el trabajo acumulado en tu ausencia y lo que es más importante, aprovechar los leads generados en la feria.
En este artículo explico como puedes automatizar la mayor parte de ese trabajo.

El esfuerzo para preparar una feria es enorme y muchas veces nuestro esfuerzo muere con la feria.

¿Porqué no alargar la vida de la feria? A continuación te diré como.

Al finalizar estos eventos te encuentras cansado, con un montón de tareas y lo que es peor, si le quieres sacar rendimiento a la feria debes gestionar el marketing manualmente, lo que puede en más ocasiones de las que nos gusta admitir no hacemos todo lo que debiéramos.

El objetivo principal de este artículo es mostrar cómo la automatización de procesos puede mejorar los resultados y aumentar la eficiencia en la gestión del marketing durante las ferias y eventos.

1. Preparación previa a la feria: organización y herramientas

En la preparación para una feria, es fundamental definir qué datos se desean recolectar de los asistentes para optimizar el seguimiento post-evento. Algunos datos clave a considerar son el correo electrónico, el área de interés del visitante y si ya tiene conocimiento previo de la empresa o producto.

• Utilizar formularios digitales como Google Forms o landing pages es una práctica efectiva para captar información relevante de los interesados de manera ágil y sencilla.
• La vinculación de las respuestas del formulario a una hoja de cálculo permite centralizar y organizar eficientemente todos los datos recopilados durante la feria, facilitando su posterior uso en procesos automatizados de marketing.

Al planificar la participación en una feria, la correcta organización y utilización de herramientas de automatización desde el inicio garantizará una gestión eficiente y exitosa del marketing antes, durante y después del evento.

2. Automatización con Make.com: conectar formularios y gestión de datos

En este siguiente paso, nos adentramos en la automatización utilizando Make.com para agilizar procesos y mejorar la eficiencia en la gestión de datos:

• Explicación de Make.com: Esta plataforma gratuita es ideal para crear automatizaciones personalizadas según las necesidades de cada usuario.
• Configuración con Google Sheets: La integración con Google Sheets permite detectar automáticamente nuevas respuestas en el formulario, centralizando así la información relevante.
• Identificación automática de nuevos registros: Make.com se encarga de identificar cada nuevo registro en la hoja vinculada, facilitando la gestión y seguimiento de leads potenciales.

Con Make.com, la conexión fluida entre formularios y gestión de datos se vuelve una tarea sencilla y eficaz para optimizar el proceso de captura y seguimiento de leads en eventos y ferias.

3. Integración con plataformas de email marketing y personalización en los correos electrónicos automáticos

Para llevar la automatización del marketing en ferias a otro nivel, conectar los datos capturados con una plataforma de email marketing es clave. En este caso, utilizamos Encharge como ejemplo, pero Make.com también funciona perfectamente con otras herramientas populares como Mailchimp o Brevo.

Selección y conexión de la herramienta

• Puedes buscar tu plataforma favorita dentro de Make.com para establecer la integración.
• Si no aparece directamente, siempre existe la opción de hacer una conexión personalizada por medio de llamadas HTTP.
• En nuestro ejemplo, conectamos Encharge autorizando el acceso desde Make.com.

Creación y asignación automática de etiquetas

Las etiquetas son fundamentales para segmentar contactos según su origen o interés. Al crear un nuevo contacto en Encharge desde Make.com, se puede asignar automáticamente una etiqueta específica que identifique a los usuarios captados en la feria, por ejemplo:

ejemplo_guion_make

Esto facilita filtrar y organizar a los leads para campañas futuras o flujos específicos.

Configuración del envío automático del primer correo

Una vez que el contacto tiene la etiqueta asignada, se configura un flujo en Encharge para enviar automáticamente un email inicial. Este correo puede ser un mensaje de bienvenida o seguimiento, generado sin intervención manual.

Personalización dinámica del contenido

Para aumentar el impacto, el contenido del correo se personaliza utilizando las variables extraídas directamente del formulario rellenado por el usuario. Por ejemplo:

• El área de interés (marketing, ventas, dirección)
• Conocimiento previo sobre la empresa

Esto permite que cada email hable directamente al interés y contexto del destinatario, mejorando la tasa de apertura y respuesta.

Ejemplo práctico:

“Hola [Nombre], me encantó conocerte en la feria. Vi que te interesa el área de [Área de interés], ¿te gustaría que organicemos una llamada para profundizar más?”

Esta combinación de etiquetas inteligentes y personalización hace que los correos automáticos sean mucho más efectivos y cercanos.

4. Flujo completo automatizado desde captura hasta seguimiento post-feria

En el flujo automatizado del marketing de una feria, el proceso completo se desarrolla de la siguiente manera:

1. Rellenado del formulario: Cuando un usuario completa el formulario con sus datos e intereses en la feria.
2. Automatización de procesos: Una vez se registra la información en el formulario, se activan una serie de acciones automáticas.
3. Envío del primer email personalizado: Tras el registro, el sistema envía automáticamente un correo electrónico personalizado al contacto con la información relevante basada en sus respuestas.
4. Seguimiento post-feria: El flujo automatizado continúa después del evento, permitiendo un seguimiento eficiente y oportuno con los leads captados.

Las ventajas clave de este flujo automatizado incluyen:

• Ahorro de tiempo: Evitar tareas manuales repetitivas al procesar cada contacto individualmente.
• Mayor organización: Centralizar la gestión de contactos y automatizar el seguimiento post-feria para una mejor organización y eficiencia en las acciones a realizar.

Este enfoque automatizado garantiza que cada lead reciba la atención adecuada de manera rápida y precisa, mejorando significativamente los resultados obtenidos en la feria.

5. Casos prácticos y ejemplos adicionales para enriquecer la estrategia automatizada

Al aplicar la automatización en el marketing de una feria, es fundamental diferenciar entre los leads captados automáticamente y aquellos obtenidos manualmente durante el evento. Esta distinción se basa en la calidad de los leads, siendo los obtenidos manualmente potencialmente de mayor calidad al haber establecido una interacción directa.

Para enriquecer aún más la estrategia automatizada, se pueden crear flujos distintos según el tipo o calidad del lead. Por ejemplo, se puede diseñar un flujo específico para los leads automáticos y otro para los leads manuales, adaptando así el nivel de personalización y seguimiento a las necesidades de cada grupo.

Además, es posible implementar una automatización adicional mediante el envío de enlaces a herramientas como Calendly para facilitar la concertación de citas. Esta integración agiliza el proceso de seguimiento post-feria al permitir a los usuarios programar reuniones de manera autónoma y sencilla.

Estas prácticas adicionales no solo mejoran la eficiencia del proceso, sino que también contribuyen a fortalecer las relaciones con los leads al ofrecerles una experiencia personalizada y adaptada a sus necesidades específicas.

Beneficios generales de automatizar el marketing en ferias y eventos

Automatizar el marketing en ferias representa un cambio radical en la forma de gestionar los contactos y las oportunidades que se generan durante y después del evento. Los beneficios automatización marketing son evidentes desde el primer momento:

• Incremento en la rapidez y precisión: Al conectar formularios, hojas de cálculo y plataformas de email marketing, los datos fluyen automáticamente sin errores humanos. Esto permite que cada nuevo contacto se registre y reciba atención inmediata sin demoras.
• Mejora en el seguimiento personalizado: La segmentación automática con etiquetas específicas facilita enviar emails adaptados a los intereses y perfil de cada persona. Un mensaje personalizado multiplica las posibilidades de conversión porque habla directamente a las necesidades del lead.
• Reducción significativa del esfuerzo manual: Evitar tareas repetitivas como copiar datos o enviar emails uno a uno libera tiempo para concentrarse en interacciones clave, como llamadas o reuniones estratégicas. Los recursos se optimizan para lograr un mayor impacto.

Este enfoque automatizado transforma la gestión tras una feria, haciendo el proceso más eficiente y profesional, a la vez que potencia la relación con los asistentes. El resultado es una mejora tangible en la calidad del seguimiento y en los resultados globales del evento.

Conclusión y recomendaciones finales

En esta guía, hemos explorado cómo automatizar el marketing de una feria para mejorar los resultados y la eficiencia en la gestión de contactos. Al seguir los pasos detallados, podemos optimizar nuestra presencia en eventos y maximizar el potencial de conversión. Algunas recomendaciones finales incluyen:

• Invitar a probar herramientas gratuitas o accesibles: Experimentar con plataformas como Make.com y Encharge puede marcar la diferencia en la automatización de procesos.
• Motivar a explorar nuevas tecnologías: La constante evolución en el campo del marketing digital nos invita a seguir explorando soluciones tecnológicas que impulsen nuestras estrategias de marketing en futuros eventos.

Al implementar estas recomendaciones, estaremos preparados para potenciar nuestros resultados y destacar en las ferias y eventos venideros. ¡A seguir automatizando y mejorando nuestro enfoque de marketing!